Skąd się bierze potrzeba tworzenia nowych systemów informacyjnych ?

Decyzja o podjęciu prac nad projektowaniem nowego systemu informacyjnego jest zwykle związana ze świadomością konieczności dokonania radykalnych zmian w przedsiębiorstwie. Należy zwrócić uwagę na ważny fakt - powiązanie informatyzacji z kondycją przedsiębiorstwa. Sytuacja firmy zyska, bądź polepszy się na skutek wdrożenia nowego rozwiązania informatycznego wtedy gdy będzie ona w dobrej kondycji. Zmiany są więc potrzebne jeszcze przed wprowadzeniem systemu informacyjnego. Pracownicy często obawiają się zmian sądząc, że system informacyjny pozbawi ich pracy. Jest to poważny problem z uwagi na to, że to ci ludzie posiadają niezbędną wiedze potrzebną przy tworzeniu owych systemów. Jednak widmo "bezrobocia” jest silniejsze i wielu z nich nie chce współpracować z projektantami.

Powody chęci dokonania zmian:

• zmiany technologiczne (nowe metody produkcji, postęp technologiczny)
• zmiany ekonomiczne (inflacja, wzrost ceny zasobów, spadek koniunktury)
• zmiany społeczne (zmiana osobowości ludzi, nowe systemy wartości)

Proces projektowania systemu informacyjnego:

• Analiza potrzeb - Ważne jest określenie rzeczywistego celu, a przy tym współpraca z przyszłym użytkownikiem systemu.
• Specyfika systemu - ścisłe określenie co wchodzi w skład systemu; jego cechy, atrybuty, zewnętrzne zachowanie systemu. Nie uwzględnia się jego wewnętrznej struktury, budowy. Forma tego dokumentu jest przestawiana użytkownikowi, dlatego tez musi być ona "przejrzysta”, precyzyjna, wyczerpująca, czytelna, zrozumiała.
• Projektowanie - zdefiniowanie niezbędnych narzędzi,(struktur danych, strumieni danych, zasobów informacyjnych, algorytmów przetwarzania danych i analizy) które spełniać będą wymagania postawione w specyfikacji. Jest to centralna, koncepcyjna praca nad systemem ciągle w fazie abstrakcji.
• Programowanie - napisanie nowych lub pozyskanie już istniejących programów. W aspekcie ideowym programowanie nie wnosi nic nowego do projektu choć jest zadaniem trudnym i pracochłonnym.
• Testowanie - zbudowane fragmenty programu są weryfikowane w warunkach w których system ma być wykorzystywany. W tym etapie wychodzą na jaw błędy popełnione we wcześniejszych etapach. Po przez serie testów jesteśmy w stanie zidentyfikować braki, które to jednak winne być odkryte wcześniej dzięki czemu można by było uniknąć poniesienia wielu zbędnych kosztów.
• Integrowanie - dotyczy połączenia, zapewnienia dobrej współpracy nowych elementów z wcześniej już funkcjonującymi w otoczeniu. Należy pamiętać, że żaden system informacyjny nie jest celem samym w sobie!
• Modyfikowanie - wynikiem naturalnego życia przedsiębiorstwa są zmiany a co za tym idzie modyfikacje istniejących systemów.

Zasady przeprowadzenia rozmów z przyszłymi użytkownikami.

1. Nie należy przeprowadzać rozmów równocześnie ze zbyt liczna grupą osób, najlepiej 2, 3-osobową.
2. Należy starannie dobrać osoby z którymi będą przeprowadzane rozmowy. Najbardziej wartościowymi rozmówcami są osoby z największym doświadczeniem w danej dziedzinie.
3. Osoby z którymi będą przeprowadzane rozmowy powinny być wcześniej poinformowane, czego analityk chciałby się dowiedzieć. Dobrze jest sporządzić w pisemnej formie listę głównych pytań.
4. Powinno się unikać pytań typu: "jak?”, "co?”.
5. W pierwszych rozmowach należy dowiedzieć się jakie jest przeznaczenie systemu, oraz jakie powinny być jego zasadnicze funkcje.
6. Należy dążyć do ograniczenia niejednoznacznych wymagań do minimum, tak aby umożliwić utworzenie projektu maksymalnie zgodnego z oczekiwaniami.
7. Należy dotrzeć do szczegółów wiążących się z poszczególnymi wymaganiami.
8. Należy pamiętać że to przyszli użytkownicy są kluczem do dobrego projektu.
9. Dobrze jest zapewnić sobie pomoc w sporządzaniu notatek z rozmów, aby lepiej skoncentrować się na wypowiedziach rozmówcy-protokół.
10. Rozmowy nie powinny być przedłużane, a jednocześnie wszystkie zagadnienia powinny zostać omówione. Dlatego tez w razie konieczności należy umawiać się na dodatkowe spotkania.
11. Zaraz po przeprowadzonej rozmowie każdy z użytkowników powinien otrzymać szczegółowe notatki z przebiegu spotkania w celu opatrzenia ich komentarzem, co do kwestii spornych.

Logiczne projektowanie systemu informacyjnego jest procesem konstruowania modelu biznesowych danych, modelu reguł działalności stosowanych w określonej organizacji, który w przeciwieństwie do projektowania fizycznego jest niezależny od implementacji.