Celem użycia języków takich jak XML jest znakowanie struktury tekstów bez przesądzania o ich cechach wizualnych. Celowe jest zastosowanie znaczników opisujących strukturę i znaczenie elementów tekstu takich jak: „tytuł”, „rozdział” czy „cytat”. Jest to bardziej efektywne niż określenie w rodzaju:”12 punktów”, „Arial”, „pogrubienie”.
Teksty przygotowane w ten sposób łatwo można przygotować do druku przez nadanie poszczególnym elementom cech typograficznych (krój, stopień pisma, położenie na stronie).
Można je formatować na wiele sposobów, a także poddać przeróżnym transformacjom strukturalnym – dzięki jednoznacznej identyfikowalności elementów struktury.
Z kolei znaczniki można wykorzystać do zindeksowania treści w celu wyszukiwania informacji, znacznie bardziej precyzyjnego niż tradycyjne pełnotekstowe.
Oznakowanie ogólne sprawia, że teksty zawierają wszystkie niezbędne do ich przetwarzania informacje wraz z wniesioną przez samo oznakowanie metainformacją. Pozwala to na łatwe przenoszenie pomiędzy różnego rodzaju platformami sprzętowymi oraz obsługę w różnych systemach z użyciem rozmaitych narzędzi przetwarzających dokumenty zgodnie z zasadami tego oznakowania.
Warto odnotować, że XML, przy swoich bez wątpienia bogatych możliwościach, odnosi się do sfery formy wiadomości, a nie ich treści (a więc dotyczy oznaczeń, a nie znaczeń).