Głównym powodem ryzyka przy tworzeniu systemów informacyjnych jest fakt, że każdy projekt systemu informatycznego oznacza zmianę

Wprowadzanie systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie wiąże się zwykle
z koniecznością wprowadzania zmian w jego dotychczasowej organizacji.

Generalnie ludzie zmian nie lubią i będą się im przeciwstawiać – ile tylko mogą i gdzie tylko mogą.

Przyczyny oporów przed zmianami

Własne interesy

1. Obawa przed nieznanym
2. Nieświadomość celów zmiany
3. Brak zaufania
4. Różnice postrzegania
5. Brak tolerancji
6. Względy kulturowe

Jak skutecznie sterować zmianą strategiczną

• Określ jasne i zrozumiałe zasady wprowadzania zmiany.
  Jeśli cel i sposób jego realizacji jest niejasny, wyraźnie spada motywacja do działania.
  Stosuj starą zasadę prakseologów określania celu w języku zrozumiałym dla wykonawców
• Wykorzystaj możliwości tkwiące w określaniu misji organizacji.
• Stosuj techniki marketingu wewnętrznego. Nie tylko pieniądz jest dobrym "motywatorem"
• Pamiętaj, że ludzie nie mogą bać się procesu zmian, gdyż zrobią wówczas wszystko by ją uniemożliwić.
  Wytłumacz dokładnie jakie będzie miejsce poszczególnych pracowników w nowej strukturze i czego dotyczyć będą ich nowe zadania i funkcje.

Jak przygotować zmiany

• przeprowadź diagnozę rzeczywistych potrzeb dokonania zmian
• zapewnij poparcie kierownictwa wszystkich szczebli
• zaprojektuj każdy etap wprowadzania zmiany
• Przezwyciężaj opory przeciw zmianom poprzez:
  wskazywanie wszystkim ich miejsca po wprowadzeniu zmiany
  organizowanie szkoleń
  niestwarzanie aury tajemniczości wokół procesu zmiany
  stwarzanie atmosfery współtworzenia
• stawiaj na entuzjastów, przywódców nieformalnych zespołów pracowników

Współczesne warunki prowadzenia biznesu wymuszają jednak stosowanie bardziej złożonych form działania, a te z kolei wymagają posiadania  bardziej rozbudowanych systemów informacyjnych wspomagających zarządzanie

Przykład:

Pozornie proste i naturalne pojęcie informacji jest w istocie bardzo złożone.

Przykładowo rozważmy definicję, jaką na ten temat podaje Stanford Encyclopedia of Philosophy:

Information is notoriously a polymorphic phenomenon and a polysemantic concept so, as an explicandum, it can be associated with several explanations, depending on the level of abstraction adopted and the cluster of requirements and desiderata orientating a theory...

Istnieją cztery główne kategorie wiedzy

Wiedzieć „co”.
Odnosi się do wiedzy o faktach

Na przykład:

• ilu studentów ma Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie,
• ile ton truskawek zebrano w województwie podlaskim.

Wiedza w znaczeniu tej kategorii jest prawie tożsama z informacją, która może być przesłana za pomocą danych i bitów.

Wiedzieć „dlaczego”.

Odnosi się do praw zachodzących w naturze, umyśle człowieka oraz w społeczeństwie.

Szczególnie istotna jest w dziedzinach gospodarki takich jak przemysł elektroniczny, chemiczny.
Przyśpiesza postęp techniczny

Wiedzieć „jak”.

Kategoria ta odnosi się do umiejętności ludzi, zespołów.

Wskazuje na sposób wykonania konkretnych zadań, czynności.

Wiedzieć „kto”.

Kategoria ta wskazuje, jakie są zdolności i wiedza poszczególnych jednostek wykonujących przydzielone zadania.

W literaturze można jeszcze spotkać następujące kategorie:

1. Wiedzieć „kiedy”.
2. Wiedzieć „gdzie”.

Systemy ewidencyjno-transakcyjne – SET (TPS- Transaction Processing Systems)

Są to systemy zorientowane na bieżącą ewidencję działalności gospodarczej obiektu oraz na obsługę transakcji. Przykładami mogą być systemy: ewidencji sprzedaży, rachunkowości i kosztów, gospodarki środkami trwałymi, gospodarki materiałowej, ewidencji środków finansowych, ewidencji zatrudnienia, ewidencji płac itp. Ze względu na to, że informacje dostarczane są przez tego typu systemy z dużym opóźnieniem mają one małą przydatność dla potrzeb zarządzania

Systemy informacyjno-decyzyjne – SID (MIS – Management Information Systems)

Są to systemy zapewniające firmie efektywne gromadzenie danych, organizacją ich przepływu
i sprawnego dostępu do danych z wykorzystaniem dużych systemów komputerowych.
Działają one w oparciu o bazy danych, które w prosty sposób przetwarzają a wyniki prezentują
w postaci raportów. Przykładami są tutaj między innymi systemy: finansowo-księgowe, kadry-płace, gospodarka magazynowa.

Systemy wspomagania decyzji – SWD (DSS- Decision Support Systems)

Są to systemy, których głównym zadaniem jest wspomaganie podejmowania decyzji strategicznych i taktycznych. W systemach tych zastosowano bazy metod, które ukierunkowane są na podejmowanie decyzji z częściowo lub słabo ustrukturalizowanymi problemami.
Do podstawowych obszarów wspomaganych przez te systemy zalicza się: planowanie działalności gospodarczej, inwestycje, zaopatrzenie, sprzedaż wyrobów i usług, gospodarka finansowa.

Zintegrowane systemy informatyczne – ZSI (IMIS- Integrated Management Information Systems)

W systemach tych wymagana jest realizacja kilku poziomów integracji:

• Integracja systemu informacyjnego – czyli integracja   funkcji, wyników przedsiębiorstwa, struktury   organizacyjnej,
• Integracja zastosowań - w tym integracja   oprogramowania użytkowego, środków komunikacji   z użytkownikami,
• Integracja danych – rozumiana jako integracja z bazą danych, słowników danych,
• Integracja systemów – chodzi o systemy sieci,   oprogramowanie komunikacyjne, oprogramowanie   systemowe.

Obecnie najpowszechniej używane są ZSI klasy ERP

Do Zintegrowanych Systemów Informatycznych cieszących się ogromnym powodzeniem zalicza się systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning- Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa).

Definiuje się je, jako systemy optymalizujące procesy biznesowe zarówno wewnętrzne w firmie (banku), jak i zachodzące w najbliższym jego otoczeniu, dzięki zastosowaniu gotowych narzędzi pozwalających automatyzować wymianę danych z kooperantami w całym łańcuchu logistycznym

Systemy informowania kierownictwa – SIK (EIS – Executive Information Systems)

Są to systemy pozwalające skupić uwagę raczej na ogólnym, sprawnym działaniu firmy, niż na optymalizacji decyzji. Służą temu rozbudowane systemy zapytań oraz indywidualizacja przedstawionych raportów i narzędzi komunikacji z systemem.

Dostarczają informacji głównie kierownictwu najwyższego szczebla.

Systemy eksperckie – SE (ES- Expert Systems)

Określane są często jako komputerowe systemy rozwiązujące problemy z wykorzystaniem opisu (reprezentacji) wiedzy i procesu rozumowania. Systemy te generują swoje decyzje w oparciu o bazy wiedzy i mechanizmy sztucznej inteligencji. Dzięki temu mogą tworzyć różnorodne modele sytuacji decyzyjnej, uwidaczniać otrzymane rozwiązania  i objaśniać je. Do rozstrzygania problemu posługują się programami zawierającymi tzw. reguły heurystyczne, które odzwierciedlają wiedzę ekspertów dziedzinowych.

Systemy sztucznej inteligencji – SSI (AIS – Artifical Intelligence Systems)

Są to systemy uczące się na podstawie własnego doświadczenia. Podstawowymi narzędziami SSI są obecnie tzw. sieci neuronowe, które składają się ze sztucznych neuronów przetwarzających sygnały wejściowe w pojedynczy sygnał wyjścia. Zbiory połączonych neuronów tworzą sieć, której struktura i organizacja jest rezultatem uczenia się oraz gromadzenia doświadczeń.
Mogą wspomagać podejmowanie decyzji w wielu dziedzinach: usługi finansowe, marketing, analiza procesu produkcji itp.

System informatyczny nie wystarczy zaprojektować i wdrożyć.

W cyklu życiowym systemu informatycznego bardzo istotną rolę odgrywa też „maintenance” czyli „pielęgnacja systemu”

Przykładowa struktura systemu organizacyjnego i technicznego wspomagającego proces „pielęgnacji”